Behandling av Personalopplysninger ved Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark.
Generelt
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark ved daglig leder er behandlingsansvarlig for kontorets behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert i tråd med videredelegeringsreglementet. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret. Overordnet administrering av oppgaven knyttet til informasjonssikkerhet ivaretas av kontorets styre.
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til konfidensialitet (at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser), integritet (at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige) og tilgjengelighet (krav til service – alle berettigede krav om tilgang til korrekt informasjon dekkes ved behov.) Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark skal også sikre at det foreligger internkontroll som viser at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt i henhold til loven.
Hvis ikke annet er oppgitt lagres alle opplysninger som kontoret samler inn i systemer som driftes av kontorets eget personell på egen dataservere og i låst arkivskap. Der annet ikke er oppgitt er kontorets personell i denne sammenheng kontormedarbeider og daglig leder. Hvis ikke annet er oppgitt har daglig leder ansvar for den administrative driften av systemet, mens kontormedarbeider har ansvar for den tekniske driften. Alle ansatte har signert konfidensialitetserklæringer (taushetserklæring). Kontorets data er sikret med passord på Fylkeskommunens server samt Safir.
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark innhenter de personopplysninger vi trenger for å kunne utføre oppgavene og tjenestene våre. Behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende lov og forskrift. Du blir varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen av opplysninger er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at du kjenner til opplysningene som varselet skal inneholde.
Vår nettside
Vi ber om personopplysninger i skjemaene på vårt nettsted. Det vil alltid være frivillig å gi fra seg personopplysninger og vi er tydelige på hva vi skal bruke opplysningene til.
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på elektrofag-hedmark.no. Cookies er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din. De fleste nettlesere, som for eksempel safari, chrome eller firefox, har en automatisk aksept av cookies. Dette innebærer at du må endre innstillingene i nettleseren dersom du ikke ønsker at tekstfilene skal lagres på din enhet (telefon, datamaskin eller nettbrett). Dette kan imidlertid innebære at nettstedet ikke fungerer optimalt.
Hvilke cookies vi benytter oss av på elektrofag-hedmark.no finner du her.
Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics for å analysere besøksdata på elektrofag-hedmark.no. Denne informasjonen blir lagret på Googles servere i USA og er underlagt Googles retningslinjer for personvern. For å verne om våre besøkendes personvern har vi anonymisert IP-adressen til våre besøkende. Dette er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.
Elektrofag-hedmark.no kan inneholde lenker til eksterne nettsider som ikke er omfattet av denne erklæringen om personvern.
Vi informerer om at det blir publisert en feed på nettsiden fra Instagramkontoen til Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark.
Innsyn, retting og sletting
Innsyn i egne opplysninger: Alle som er registrert i Opplæringskontorets systemer har rett til innsyn i egne opplysninger.
Partsinnsyn Familiemedlemmer eller andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.
Retting og sletting: Opplæringskontoret plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for driften. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid.
Kontaktinformasjon: post@elektrofag-hedmark.no
Sosiale medier
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark bedriver ikke saksbehandling i sosiale medier, og samler heller ikke data i sosiale medier.
Saksbehandling og arkiv
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark bruker et saksarkivsystem i låsbart brannsikkert arkivskap samt elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter. Opplæringskontoret benytter Fylkeskommunens VIGO system for innhenting og lagring av personopplysninger samt tjenester innhentet fra SAFIR as.
Ansvar
Daglig leder har behandlingsansvaret for saksarkivsystemet, og kontormedarbeider er delegert det daglige arkiv- og systemansvaret. Den daglige driften gjøres av kontormedarbeider, men tidvis bidrar leverandøren innen utvikling, drift og vedlikehold av systemet.
Standarder
Saksarkivsystem følger offentlige standarder (NOARK), er tilgangs- og rollestyrt, og har særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon (f.eks personalmapper og andre sensitive personopplysninger). Det er utarbeidet nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med gjeldende lovverk.
I saksarkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven.
Hva registreres
Det registreres ulike typer personopplysninger i saksarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, karakterer og eventuelt dokumentasjon fra PPT fra videregående skole og lærekontrakter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i hht arkivlovgivningens regler.
Ansattinformasjon
Opplæringskontoret for Elektrofag i Hedmark behandler personopplysninger om sine ansatte i sitt HR-system for å administrere lønn og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet mm, dette registreres hos kontorets regnskapskontor Vekstra as.